<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=123684421449218&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Blogs & Nieuws

Hier vind je het laatste nieuws over IT beheer, Cloud en Security

5 nieuwere functies en tips in Microsoft Teams voor meer productiviteit

5 Functies in Microsoft Teams voor meer productiviteit

27 juli 2021 /  i4  /  3 min leestijd

Het is afgelopen tijd dé tool gebleken waar we niet zonder kunnen: Microsoft Teams. Vooral nu we veel thuiswerken, gebruiken we dit om in contact te blijven, intern én extern.

Dat je ermee kunt chatten, vergaderen en (video)bellen, dat weet iedereen wel. Maar Teams kan zoveel meer. En bijna elke maand komen er weer nieuwe functies bij die jouw werkdag nog gemakkelijker en efficiënter maken. Wij hebben 5 nieuwere functies voor meer productiviteit op een rij gezet.

1.   Inhoud beter en gemakkelijker delen, inclusief geluid

Tijdens Teams-vergaderingen kun je inhoud delen, zoals een PowerPointpresentatie. Hier was nog winst te behalen in gebruiksgemak, dus Microsoft heeft hier verschillende verbeteringen in doorgevoerd.

Zo heeft Teams nu de optie dat presentatoren hun presentatie kunnen hervatten waar ze gebleven waren. Ook de rasterweergave voor presentatoren maakt het gemakkelijk om de juiste slide te laten zien. Je hoeft dus niet meer te zoeken!

Inmiddels is het ook gemakkelijker om de juiste inhoud te selecteren voor delen, wat onnodig zoeken overbodig maakt. Verder kun je tegenwoordig niet alleen beeld maar ook geluid delen.

2.  Aan- en afwezigheid instellen (inclusief duur)

Ga je even pauzeren maar ben je zo weer terug? Je kunt bij je beschikbaarheid een tijdsduur aangeven. Zo kun je dus een uurtje afwezig zijn, en hoef je daarna niet opnieuw handmatig je beschikbaarheid in Teams aan te passen.

Sinds kort is het ook mogelijk om rechtstreeks in Teams een afwezigheidsbericht in te stellen. Deze ken je van Outlook; ook in Teams kun je je bericht personaliseren en instellen hoe lang deze van toepassing is. Je kunt dit bericht ook synchroniseren met Outlook, maar dit hoeft niet. Zo kun je in Teams dus een ander bericht opnemen dan in Outlook.

3.  Herhaling en geschiedenis

Ben je niet aanwezig bij een vergadering maar wil je wel graag weten wat er besproken is? Er hoeft nu niet meer genotuleerd te worden: Teams heeft een complete herhaling voor je klaarstaan. Deze omvat een opname van de vergadering, een transcriptie (vooralsnog enkel in Engels), chat, gedeelde bestanden en meer.

Via het chattabblad van de vergadering wordt dit automatisch gedeeld, mits dit is ingeschakeld door een deelnemer van de vergadering. De organisator van de vergadering vindt hier ook een aanwezigheidsrapport.

Ook nieuw is dat je in Teams voortaan een knop hebt met een pijl terug, waarmee je je gehele geschiedenis in Teams kunt raadplegen. Van gesprekken tot kanalen, apps, bestanden en activiteiten: je vindt het hier allemaal terug. Als je op een item klikt, ga je direct terug naar dat moment.

4.  Brainstormruimtes

In live sessies zijn we gewend om sommige onderdelen in kleinere groepen te doen. Of het nu grotere vergaderingen zijn of webinars waarin deelnemers in groepjes bij elkaar willen komen om separaat iets te bespreken of doen: het kan voortaan met Teams.

De zogenoemde brainstormruimtes bieden ruimte voor allerhande break-out sessies binnen een overkoepelende sessie. Organisatoren kunnen deze ruimtes eenvoudig opzetten via de desktop-app. Wisselen tussen meerdere vergaderingen is dus niet langer nodig, dat houdt het voor iedereen overzichtelijk.

5.  Outlook en Teams

Voor veel mensen is Outlook dé hub van waaruit ze hun werk doen. En hoewel Teams die functie langzaamaan overneemt, zijn we nog niet helemaal zover. Daarom heeft Microsoft de mogelijkheid toegevoegd om niet alleen vergaderingen vooruit te plannen in Outlook, maar ook direct een vergadering te starten in Teams, vanuit Outlook. Deze functie vind je in de Outlook-agenda.

Ook kun je met één druk op de knop een e-mail delen in Teams. Hiervoor ga je simpelweg op een e-mailbericht staan en in het lint bovenin zie je ‘Delen in Teams’. Wanneer je hierop klikt, opent een chatvenster in Teams met daarin het geselecteerde bericht.

Het maakt dus niet meer uit waar je werkt, of je nu vanuit Teams of Outlook begint: steeds meer functies zijn vanuit beide programma’s te starten. Hierdoor verlies je minder tijd aan wisselen en zoeken waar je dit het beste kunt doen. Het doel van Microsoft is dus niet alleen om van Teams een onmisbare tool te maken voor iedereen, maar ook om jouw werkdag gemakkelijk en productief te laten verlopen, zonder onnodige handelingen.

Wil je meer weten over productief werken met Microsoft Teams en Microsoft 365? Onze experts vertellen je graag hoe jij je werkplek optimaal in kunt richten binnen jouw organisatie! 

infographic-thuiswerken-5tips