<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=123684421449218&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Blogs & Nieuws

Hier vind je het laatste nieuws over IT beheer, Cloud en Security

IMG_2161.jpg

9 dingen die je niet moet vergeten bij een bedrijfsverhuizing

16 februari 2018 /  Joris van Dijk  /  4 min leestijd
Jaarlijks verhuizen er 20 tot 30 duizend bedrijven in Nederland. Of je nu een klein bedrijf bent of juist heel groot, iedere bedrijfsverhuizing levert veel werk en stress op. Om te zorgen dat je huidige ICT-voorziening ook in het nieuwe pand naar tevredenheid werkt moet je de volgende 9 dingen niet vergeten in je verhuizingsdraaiboek.  

Voor de verhuizing:


1. Business Impact Analyse

Wanneer je als bedrijf gaat verhuizen zal dit altijd een impact hebben op je bedrijfsvoering. Impact op je eigen bedrijf, maar misschien ook wel op die van jouw klanten. Tijdens de verhuizing moet je misschien dicht. Down-time kost altijd geld. Inventariseer goed hoe je met zo min mogelijk down-time over kunt. Doe daarom een Business impact analysis (BIA). Dit kun je zelf doen, maar er zijn tal bedrijven die zich hierin specialiseren.

Met een BIA onderzoek je welke ICT-voorziening er nodig is voor bepaalde bedrijfsprocessen. Hierdoor kun je inventariseren wat het gevolg (impact) zal zijn als deze ICT-voorziening wegvalt. Door alle bedrijfsprocessen op deze manier te onderzoeken stel je jezelf in staat om een plan op te stellen waarbij je met zo min mogelijk impact op vitale bedrijfsprocessen kunt verhuizen. Het maakt je bewust van de kosten die nu nog onderwater zitten. Wanneer personeel niet kan werken loop je inkomsten mis en er blijft uiteraard werk liggen waar je klant mogelijk hinder van kan ondervinden.  

Daarnaast dien je goed te onderzoeken hoe je omgaat met eventuele rampscenario's waarin alles helemaal misgaat. Hoe groot is dat risico, wat kun je doen om dat risico op falen zo klein mogelijk te houden? Welke stappen moet je nemen om te zorgen voor een vlekkeloze overgang? Aan de hand van de impact-analyse kun je een draaiboek ontwikkelen waarin je de projectsfasering vormgeeft. Dit draaiboek is een soort script waarin je exact beschrijft hoe de verhuizing gaat verlopen.  

2. Is er glasvezel beschikbaar op het nieuwe adres?

Als je gaat verhuizen is dat een mooi moment om gelijk over te stappen op glasvezel als je dat niet al gedaan had. Controleer altijd of er een aansluiting op glasvezel is. Zo niet, vraag dan na hoeveel het kost om een kabel te graven. Als je dan toch bezig bent kun je het maar beter gelijk goed doen. 

De levertijd is afhankelijk van de locatie, maar gemiddeld genomen moet je rekening houden met 10-16 weken. 

 

3. Bereikbaarheid tijdens de verhuizing 

Wat doe je tijdens de verhuizing met klanten? Naar hen moet gecommuniceerd worden dat je aan het verhuizen bent waardoor je slecht bereikbaar bent of zelfs helemaal niet. Uit ervaringen hebben we geleerd dat klanten je het vaak wel vergeven dat je tijdelijk slecht bereikbaar bent als je dit ruim van te voren communiceert.

Verwachtingsmanagement is hierbij het sleutelwoord. Uiteraard zijn er zat oplossingen mogelijk om een noodvoorziening op te zetten tijdens de verhuizing zodat klanten met dringende vragen wel te woord kunnen worden gestaan. Vraag bij jouw ICT-partij om advies. Zij kunnen je goed informeren over mogelijkheden met jouw huidige oplossing. 

 

4. WiFi-dekkingsmeting in nieuwe pand

De prestatie van een draadloze netwerk is voor een groot gedeelte afhankelijk van de constructie van een gebouw. Zo zou het kunnen zijn dat de voorzieningen in het oude pand voor een teleurstellende prestatie zorgt als blijkt dat het pand in de basis een stalen constructie heeft. Laat daarom een ICT-partij in het nieuwe pand een WiFi-dekkingsmeting uitvoeren. Door zo'n dekkingsmeting zorg je ervoor dat je in heel het pand gebruik kunt maken van de Wifi, elimineer je eventuele storingszenders die de presentatie in de weg staan.

 

5. Cable Management en infrastructuur

Houd bij de inrichting van het nieuwe pand al rekening met benodigde bekabeling. Zorg voor iedere werkplek voor 2 netwerkkabels en vier stopcontacten. Zo kun je een werkplek aansluiten met twee monitoren, een computer en een telefoontoestel. Als je toch bezig bent met het aanleggen van de kabels doe je er goed aan om je ICT-partij te vragen om de kabels netjes weg te werken. Dat staat niet alleen netjes, maar zorgt er ook voor dat schoonmakers goed op en onder bureau's kunnen schoonmaken.  

 

Tijdens de verhuizing:



6. Opslag ICT apparatuur

Het verhuizen van een bedrijf komt nooit uit. Het is kiezen voor het mist slechte moment. Wanneer je een werkplek gaat verhuizen kan een werknemer tijdelijk niet werken. Het is belangrijk dat iemand zo snel mogelijk weer aan de slag kan. Het liefst zonder down-time als het even kan. Daarom moet er zo efficiënt mogelijk verhuist worden. 

Bereid het bedrijfsnetwerk op de nieuwe locatie dan ook zo voor dat de werkplekken direct werken als ze zijn aangesloten. Alle netwerkcomponenten moeten al up-and-running zijn op de dag van verhuizen. Op die manier is het een kwestie van bureau in elkaar zetten, monitoren erop, computer aansluiten en doorwerken. 

Om een bureau te kunnen optuigen met de gewenste ICT-voorzieningen dient wel eerst het bureau verhuist te worden. In de tussentijd dienen de apparaten veilig worden opgeslagen zodat deze niet beschadigen bij de verhuizing. 

7. Vervoer van kwetsbare apparatuur

Het is zonde als je na de verhuizing een dikke kras in je monitor hebt. Dat had voorkomen kunnen worden door aandacht te besteden aan het vervoer en de afhandeling van kwetsbare apparatuur. Stel hier een protocol voor op en maak duidelijke afspraken met de verhuizer over mogelijke schade. Vaak hebben zij hier een verzekering voor. Vraag naar de mogelijkheden. Een goede verhuizer kan je daar meer over vertellen. 

 

Na de verhuizing: 


8. Vergaderruimtes in Outlook 

Wanneer je gebruik maakt van outlook om vergaderruimtes te reserveren dien je dit opnieuw te configureren voor het nieuwe pand. Wellicht zijn er nieuwe vergaderruimtes bij gekomen of zijn het er juist minder. Dit is meestal zo geregeld, maar iemand moet het wel doen. Zorg daarom dat je dit opneemt in het draaiboek voor je verhuizing.