<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=123684421449218&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Blogs & Nieuws

Hier vind je het laatste nieuws over IT beheer, Cloud en Security

De 4 grootste struikelblokken bij de overstap naar online Werkplekken

De 4 grootste struikelblokken bij de overstap naar online Werkplekken

17 juli 2017 /  i4  /  7 min leestijd

Meer kunnen doen in minder tijd. Dat levert iets op. Elke onderneming wil productief kunnen werken vanaf elk apparaat en op elke plek, want daar is winst mee te behalen op het gebied van effectiviteit. Daar is betrouwbare en flexibele Ict voor nodig, die ook nog eens betaalbaar blijft. Vroeger schafte je een laptop aan en dan kon je weer 5 jaar vooruit. Tegenwoordig gaan de ontwikkelingen zo snel dat je beter kunt investeren in een werkplek in de Cloud.

We zien steeds vaker bedrijven die overgaan naar online werkplekken. Maar misschien nog vaker zien we bedrijven met oprechte twijfels of dit wel de beste oplossing is voor hun bedrijf. We begrijpen de twijfels want overstappen naar een volwaardige online werkplek is een complexe operatie. Dat kan best griezelig zijn.

Dit zijn de grootste struikelpunten:

  • Struikelpunt 1: “"We hebben net geïnvesteerd in onze huidige oplossing. Het is zonde om dat te  moeten vervangen" <>

  • Struikelpunt 2: “Alle documenten bereikbaar via het internet, dat is toch een onnodig  veiligheidsrisico!” <>

  • Struikelpunt 3:

  • Struikelpunt 4: “Maar wat als het internet uitvalt? Dan kunnen we helemaal niks meer!” <>

    Cloudomgeving gewoon proberen voordat je overstapt? Vraag een demo aan

 

Struikelpunt 1: “We hebben net geïnvesteerd in onze huidige oplossing. Het is zonde om dat te moeten vervangen”

Vaak zien we bedrijven struikelen over de overstap naar werken vanuit de cloud omdat net hun huidige oplossingen vervangen is. Oude software of servers zijn net ingeruild voor nieuwe. Veel bedrijven hebben het idee dat deze investering niet meegenomen kan worden naar de online werkplek. Het zou zonde zijn van de investering is dan de gedachte. Ergens is dat een hele logische gedachtegang, maar het is goed om te beseffen dat werken vanuit de cloud de huidige systemen niet 100% hoeven te vervangen. 

Vraag aan je ICT leverancier of hij je gefaseerd over wil zetten naar een Cloud oplossing. Zo hoef je niet direct al je gloednieuwe on-premise oplossingen de deur uit te doen. Je kunt bijvoorbeeld eerst beginnen met alleen de mailserver of de opslag van documenten. Zo kun je stukje bij beetje over naar een online werkplek.

De uitdaging is om de bestaande IT oplossing te integreren met een online oplossing. De online werkplek biedt kansen om de oude oplossing en de nieuwe oplossing aan elkaar te verbinden. Zie het als een soort brug tussen de twee werelden. Door gebruik te maken van bestaande technologieën die al aanwezig zijn op het bedrijf is de online werkplek in staat om beide te integreren. Dat betekent dus niet dat de investering verloren is, maar juist een solide basis voor een stap in de richting van volledig cloudbased werken. Een toekomstgerichte oplossing zou je kunnen zeggen. 

 

Omhoog 

 

Struikelpunt 2: "Alle documenten bereikbaar via het internet, dat is toch een onnodig veiligheidsrisico!”


Voor sommige bedrijven is databeveiliging top-of-mind. Ziekenhuizen, scholen, advocatenbureau's, accountancies of andere bedrijven die met gevoelige (klant)informatie omgaan zijn daar klassieke voorbeelden van. Bedrijven in deze branches krijgen het erg benauwd als we beginnen over een online werkplek oplossing. Een van de belangrijkste redenen is het idee dat data niet in Europa, maar in Amerika is opgeslagen. Veel bedrijven kiezen dan ook voor een fysieke server op locatie in plaats van een Cloudoplossing. Maar meestal wordt de data gewoon binnen Europa verwerkt. Vraag aan je IT leverancier hoe dit specifiek geregeld is om het zeker te weten.

Qua veiligheid biedt een Workspace of Office365 of Nomadesk oplossing vaak meer beveiliging dan je zelf ooit kunt bieden. Dit soort online werkplekken worden 24/7 zowel fysiek als digitaal bewaakt. Alle data is versleuteld (end-to-end encrypted) zodat niemand toegang heeft en krijgt om de data in te zien.

Nu is zo'n oplossing natuurlijk niet de enige vorm van Cloudwerken. Bij i4PROJECTS richten we regelmatige volledige werkplekken in met Thin Clients. Op je bureau krijg je naast een monitor, muis en toetsenbord een klein kastje. Dit kastje staat verbonden met een server die bij ons in de serverkast staat. Met jouw persoonlijke inlogcodes kun je inloggen op jouw eigen persoonlijke werkplek. Op iedere computer kun je inloggen op deze persoonlijke werkplek als je een internetverbinding hebt.

De documenten en programma's staan niet op je computer maar op een server bij je IT leverancier. Met het single sign-on principe is het mogelijk om werknemers een tijdelijke werkplek te geven. Wanneer een medewerker uit dienst treedt hoef je niet bang te zijn dat er data mee naar buiten genomen zal worden. Door de single sign-on kun je met één druk op de knop alle toegang ontnemen door een werkplek te deactiveren. Daarnaast kan in één klik web- en Windowsapplicaties geopend worden, zonder dat iedere keer opnieuw ingelogd hoeft te worden. Ook kan hij of zij gewoon gebruik maken van een eigen laptop of werken vanaf de Thin Client op zijn bureau.  

Met een two-factor authentication kan de online werkplek nog veiliger gemaakt worden. Hiermee moet er door middel van een externe applicatie op een ander device een password ingevuld worden. Dit kan een constant veranderende code zijn maar ook een fysieke autorisatie zoals een vingerafdruk of een irisscan.  Veel veiliger kan eigenlijk niet.

 

 Omhoog 

 

Struikelpunt 3: “Maar dan moeten we alle bestanden gaan migreren naar de Cloud”


De overstap naar een online werkplek betekend onder andere dat bestanden uit de fileservers naar een online locatie gemigreerd moeten worden. Voor veel bedrijven is dit een te grote uitdaging. We horen vaak vragen als “Welke onderdelen moeten wel en welke onderdelen moeten niet naar de nieuwe omgeving overgezet worden?” of “Hoe zorgen we ervoor dat de migratie van alle documenten een beheersbaar traject wordt?’. De vraag die we dan meestal teruggeven is of al die mappen met documenten wel gemigreerd moeten worden. Vaak is het veel efficiënter om de fileserver met het huidige beschikbare documentmanagementsysteem te integreren in de online werkplekken. Dit zou bijvoorbeeld kunnen met Dropbox for Business.

Even een voorbeeld. Het komt soms voor dat een bedrijf documenten heeft van meer dan tien jaar oud en wil overstappen naar de cloud. Dat kan, geen enkel probleem. Maar over de jaren heen kan het totale volume van al deze bestanden wel meer dan 1 terabyte zijn geworden. De kosten voor de migratie kunnen dan hoog zijn. Gelukkig biedt een online werkplek het voordeel dat documenten uit het archief op de bestaande fileserver kunnen blijven staan. Met een module in de online werkplek integreren we de fileserver in de gebruikersinterface naast de nieuwe documentenoplossing.

Zo hoeft de bestaande server niet volledig te worden gemigreerd maar zijn wel alle documenten op te roepen vanuit een centrale plek. The best of both world’, zou je kunnen zeggen.

 

Omhoog 

 

Struikelpunt 4: “Maar wat als het internet uitvalt? Dan kunnen we helemaal niks meer!”


Dit struikelpunt horen we het vaakst. Internet is de basis voor een cloudoplossing. Mocht je willen gaan werken met Workspace for Office365, Nomadesk of Dropbox kun je ook werken als je offline bent. Op het moment dat je weer verbonden bent met het internet synchroniseert het apparaat zichzelf met de centrale plek. Hij slaat de laatste versie van een document op, zendt en ontvangt mails die in de "offline-tijd" zijn gepasseerd en zorgt dat de laatste software updates weer bij zijn. Dat betekent dat er ook zonder internet doorgewerkt kan worden aan documenten en ontvangen e-mails. Als het internet dan weer actief wordt zullen alle documenten en e-mails met de laatst bekende versie synchroniseren. Met een online werkplek heb je altijd en overal toegang tot je bestanden, emails en bedrijfsspecifieke software.

Voor een Cloudoplossing met Remote Desktop en Thin Clients is dat anders. Een Thin Client heeft zelf geen opslagruimte. Als hij de verbinding verliest met de server waar alle documenten en bestanden op staan is het kastje niet bruikbaar. Cruciaal is dus waar de server zich bevindt. Als de server op locatie staat is er niks aan de hand. Via het interne netwerk blijft de Thin Client verbonden met server. Uitgaande mail of de internetbrowser kan dan allleen niet gebruikt worden, maar applicaties en documenten zijn gewoon beschikbaar.  

Als het internet uitvalt en de server staat op locatie van de ICT partij kan er wel een probleem ontstaan. Er is dan een werkende internetlijn nodig om de Thin Client te verbinden met de server. Als deze uitvalt kan je niet meer bij applicaties en documenten.

Echter is de kans dat het internet bij de levernacier uitvalt is vrij klein. Vraag altijd aan je IT leverancier welke maatregelen zij hebben getroffen om internetuitval aan hun kant van het verhaal af te dekken. Bij i4PROJECTS hebben we bijvoorbeeld een redundant internetlijn van een andere provider. Mocht de lijn van Provider A uitvallen door een storing schalen we razendsnel de lijn van Provider B op. Zo kunnen we 99,8% up-time garanderen. 

Een zelfde soort oplossing kan worden gerealiseerd voor jouw bedrijf. Vraag bij je IT leverancier naar een redundant internet oplossing. Een goede accountmanager weet je daarmee te helpen.  

 

Kennisbank categorieën